Kuidas toimib paberivaba raamatupidamine Eestis? Lisaväärtustest ja eeldustest.

10.06.2017 Kell 11:49

Selleks, et muuta oma raamatupidamine paberivabaks, peab endalt küsima millist lisaväärtust see otseselt annab ja lisaks tuleb aru saada millised eeldused peavad olema riigi ja ka enda poolt täidetud, et paberivaba raamatupidamisega alustada.

 

Alustame lisaväärtustest:
1. Kasutades paberivaba raamatupidamist puudub Sul edaspidi igasugune vajadus oma raamatupidajaga või pakiautomaadiga silmast silma kohtumiseks ja seda selleks, et majandada paberkandjal algdokumentide edasitoimetamisega.
2. Edaspidi on sind huvitavad algdokumendid leitavad 24/7 ja vähem kui minutiga!

 

Toon siinkohal ühe lihtsa juhtumi elust endast.
Üks meie klient ostis viie aasta jooksul ühelt oma hankijalt regulaarselt “mutreid”, ühel ilusal päeval sai aga klient ühelt riiklikult “organilt” teate, et selle hankija vastu on alustatud kriminaalmenetlus ja kuna see hankija on kuriteo varjamiseks hävitanud oma raamatupidamise, siis seoses sellega soovitakse, et klient esitaks kõik selle hankija poolt viimase viie aasta jooksul talle esitatud ostuarvete algdokumendid. Juhul kui ta neid ei esitanuks tekiks olukord, et talle oleks võidud esitada süüdistus, kas kuriteo kaasosaluses või raamatupidamisdokumentide mitte säilitamises. Nii või naa tuli tal need ostuarved leida ja “organitele” esitada. Tema säilitas algdokumente paberkujul oma eramu keldris. Nüüd aga käivitus kõige hullem stsenaarium. Nimelt ei asunud ta hetkel Eestis vaid viibis parajasti kaugel maal pikemal ringreisil, ning kuna asi ei kannatanud “organitel” oodata oli ta sunnitud katkestama oma reisi, lendama Eestisse, ronima keldrisse ja sealt üles otsima kõik viie aasta ostuarvete kaustad ja need omakorda ükshaaval läbi lappama, et sealt vajalikud arved leida. Ärge unustage, et hiljem pidi ta need arved sinna ka tagasi panema. Keldris jätkus tal tegevust pea terveks päevaks!
Juhul kui ta oleks aga kasutanud digitaalset algdokumentide arhiveerimist, ei oleks ta pidanud reisi katkestama, piisanuks internetiühendusest, et logida pilve teha lihtne päring sisestades selleks ainult sõnad “ostuarved” ja “hankija nimi” sekundid hiljem oleks tema käsutuses olnud kõik algdokumendid mida saab edastada e-kirjaga või need uuesti paberile välja trükitult postiga Eestisse “organitele” saata.

 

3. Erinevalt paljudest linnalegendidest on digikujul andmete säilitamine siiski turvalisem kui paberkandjal. Põhjus lihtne, digidokumente üldjuhul dubleeritakse ja säilitatakse mitmes kohas paralleelselt. Mitmes pilveski. Paberkaustadega seda teha ei saa.
Seega, kui paber rikneb vees või põleb tules, siis see ongi lõplik.
Teisalt paberid üldjuhul ei põle ega vetti, vaid ongi kuskil keldris olemas aga vajalikul hetkel ei ole neid lihtsalt Sinu käeulatuses või on need Sinu käeulatusest liialt kaugel või kuluks Sul lõpututest kaustadest nende leidmiseks põhjendamatult palju aega ja Sa loobud nende otsimisest.

 

Seega ülalpool loetust joonistub selgelt välja, et dokumentide paberivaba käsitlemine ei anna küll nendega majandamise hetkel Sulle otsest ajalist võitu, sest edastada tuleb need digikanaleid pidi nii või naa, raamatupidajale. Kuid kõik toimingud mis sellele järgnevad on puhas rõõm. Ka vabaned kohustusest olla nendele paberkuhjadele piisavalt ligi, et vajadusel saaks neid kasutada.

 

Eesti riigi poolsed eeldused paberivaba raamatupidamisega alustamiseks:

 

1. ID kaardi kasutuselevõtmine ja sellega antud digiallkiri tekitas küll Eestis digitaalselt allkirjastatud dokumendid, kuid see lahendas ära ainult lepingute ja muude tähtsate alusdokumentide digitaalse säilitamise. Sisulist lahendust ID kaart sadade ostu-ja müügiarvete digitaalseks säilitamiseks ei pakkunud. Sest igat arvet digiallkirjaga varustada osutus liialt kulukaks ja ausalt öeldes ka mõttetult töömahukaks. Seega andis võimaluse raamatupidamises massiliselt kõige enam levinud dokumentide digitaalseks säilitamiseks, mitte otseselt ID kaardi ja digiallkirja kasutuselevõtmine, vaid hoopis kaks allpool kirjeldatud, omal ajal seadusesse kirjutatud uut põhimõtet:

 

1. Mindi üle põhimõttele, et dokumendi saajana kinnitad Sina oma allkirjaga, et tegu on algdokumendiga ja otsest nõuet dokumendi esitaja allkirja suhtes enam ei ole.

 

2. Eesti vabariigi seadustes ei ole määratletud tingimusi, millisel kujul algdokumente peab säilitama. Küll on määratletud mis peab algdokumendil olema ja ka seda, et vajadusel peab olema võimalik neid paberkujul taasesitada.

 

Kuna sellest hetkest oli algdokumendi, milleks on üldjuhul arve, autentsuse tõestamiseks vajalik ainult Sinu allkiri, siis seda saab ju lisada alati sellel hetkel, millal seda tegelikult vaja on! Seega tekkis seaduslik võimalus säilitada kõik oma arved digitaalselt ilma, et neil oleks eelnevalt Sinu allkirja. Vajadusel võisid nõutud dokumendid vahetult enne esitamist ID kaardiga allkirjastada või teha seda paberil vahetult peale välja trükkimist.

 

See lihtne seadusemuudatus lõigi aluse Eestis paberivabaks raamatupidamiseks.

 

Võrreldes seda olukorda variandiga, kus Sa pidid iga päev sadu arveid allkirjastama, millest 99,9% vastu ei tunne edaspidi enam mitte keegi huvi, oli see suur edasiminek mõttetu bürokraatia vähendamise suunas!

Vaata siit milline näeb välja Arbalansi Digitaalsete algdokumentide iseteenindus.

 

Järgmises artiklis tuleb juttu sellest, millised nõuded on algdokumentidel ja kuidas Sa saad reaalselt paberivabale raamatupidamisele üle minna.

 

Vello Ojamaa

Arbalans OÜ juhatuse liige