Dokumentide arhiveerimine

Millal tekib vajadus dokumentide arhiveerimiseks?

Siis, kui esmane vajadus dokumentide kasutamise järele on kadunud, kuid neid ei tohi veel hävitada (s.t. nende säilitustähtaeg ei ole möödunud), on otstarbekas dokumendid digitaalsest dokumendihalduse süsteemist (sh.majandustarkvarast) välja võtta ja arhiveerida.

Miks ei tohi jätta dokumente tarkvarasse kus need kirjendati või isegi tekitati?

Keskmise ettevõte kasutuses oleva tarkvara eluiga on tema vajaduste jaoks 10-20 aastat. Lisaks peab aegajalt, ca 2–3 aasta tagant, sedagi uuendama. Seega varem või hiljem tekib olukord kus ettevõttel on seadusest tulenev algdokumentide säilitamise kohustus, kuid hetkel ettevõttes kasutusel olev tarkvara on juba niipalju uuenenud, et ei suuda 3-7 aasta vanuseidja vanemaid vanuseid algdokumente taasesitada!

Mis on digitaalne arhiveerimine?

Digitaalne arhiveerimine tähendabki dokumentide dokumendihaldussüsteemist välja võtmist koos dokumentide juurde kuuluva kirjeldusega (metaandmed).
Samas peab olema tagatud dokumentide piisav kirjeldus, mis võimaldaks neid hiljem kasutada ja vajadusel säilitamise käigus töödelda, et garanteerida nende kasutatavus pikema aja jooksul (nn. migreerimine ehk uutesse vormingutesse konvertimine).
Tagatud peavad olema ka dokumentidele esitatatud autentsusnõuded. Dokumentide arhiivist kätte saamine ja üles leidmine ei tohi olla liiga aeglane ega keeruline.
Elektroonilise dokumendihalduse (ka majandustarkvara) süsteemi kontekstis ei pruugi digitaalne arhiveerimine tähendada dokumentide füüsilist eraldamist süsteemist – mõnede süsteemide puhul on võimalik arhiveeritud dokumendid salvestada eraldi dokumendibaasi, mis jääb endiselt sidusresiimis kasutatavaks, kuid ei ole enam primaarne dokumendibaas, milles toimuvad aktiivsete dokumentide otsingud.

Mis ei ole digitaalne arhiveerimine?

Digitaalne arhiveerimine ei ole lihtsalt failidest varukoopiate (back-up koopiad) tegemine, eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle;
Lihtne dokumendifailide salvestamine ilma neid kirjeldamata