Algdokumentide ja lepingute säilitamine
Digidokumentide arhiveerimiseks kasutatakse Ellrex Digidoc tarkvara.
Teenus on sõltumatu jooksvast raamatupidamiseteenusest ja E-arhiivi saab kasutada ka peale jooksva raamatupidamislepingu lõppemist. E-arhiivis säilitatakse algdokumentide failid iseseisvatena. Dokumendid on lahutatud majandustarkvarast. Iseteeninduskeskkond võimaldab klientidele tasuta ligipääsu oma raamatupidamise algdokumentidele ja lepingutele, paraku küll ainult neile, mis on raamatupidajale digitaalselt esitatud.
Dokumendid on süstematiseeritud ja lihtsalt leitavad.
Suletud perioodide dokumentidele ligipääsuks soovitame sõlmida leping, mis sisaldab Arbalansi poolt kohustust säilitada kliendi e-dokumente 7 aastat. Arhiveeritud dokumente saab igal ajal alla laadida ja vajadusel taasesitada need paberkujul. Algdokumentide failid säilitatakse iseseisvatena, lahus majandustarkvarast. Metainfo, ehk info dokumendifaili sisu kohta, asub faili nimes. Algdokumendid on seega säilitatud universaalsel kujul ja nende taasesitatavus ei sõltu säilitustarkvarast.
Alati on võimalik iseteenindusest salvestada säilitamisele kuuluvad dokumendid endale meelepärasesse kohta.
Selleks on aega aasta lõpuni peale majandusaasta kinnitamist. Peale seda tähtaega on suletud perioodidele ligipääs ainult neile kelle leping seda sisaldab. Tagatud on ligipääs Dokumentide e-arhiivi ka peale raamatupidamisteenuse lõppemist. Säilimisaja ületanud dokumendid kustutatakse automaatselt.
Tehnilised lahendused:
- Algdokumendid säilitatakse kas PDF või DDOC või ASICE failide kujul
- Erinevad registrid säilitatakse TXT, CSV, XML, jmt levinud failitüüpide kujul
- Säilitatavad failid saavad peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused, mis tagab selle, et failide leidmiseks puudub edaspidi vajadus rakendada selleks “misiganes” spetsiaalset tarkvara.
- Vajaliku dokumendi leidmiseks piisab suvalisest faili brauserist.
- Vahetult enne perioodi sulgemist digiallkirjastab klient säilitatavate failide registri.
Raamatupidamise korrastamine
Meie poolt pakutavad teenused:
Korrastame või taastame Teie raamatupidamise täies ulatuses, tuginedes algdokumentidele. Enamasti hõlmab see ka kogu korrastatava perioodi dokumentide põhjalikku uuesti läbitöötlemist.
Koostame majandusaasta aruande, tuginedes Teie koondandmetele, ning valmistame selle ette kinnitamiseks.
Anname professionaalse hinnangu Teie senisele raamatupidamisele.
Pakume korteriühistutele revidenditeenust.
Kui Teil on lisaks korrastustöödele vaja ka regulaarset raamatupidamisteenust, suunduge edasi sobivasse hinnakalkulaatorisse:
ärikliendi hinnakalkulaator või korteriühistu hinnakalkulaator .
Liidestamine olemasoleva tarkvaraga
Kui klient kasutab oma majandustegevuseks mingit tegevusspetsiifilist tarkvara, mille kaudu väljastab oma klientidele ka arved. (Näiteks erinevad CRM ja e-poodide rakendused), siis sellisel juhul ei ole mõtet, et raamatupidaja hakkaks neid arveid uuesti sisestama, vaid raamatupidaja impordib need arved otse kliendi tarkvarast meie raamatupidamise tarkvarasse. Tegevuste jaotus kliendi ja raamatupidaja vahel täpsustatakse sõlmitavas lepingus.
Üldjuhul jaotuvad tegevused järgmiselt:
Klient:
1. Esitab iga kuu lõpus meile oma infosüsteemist (näiteks e-poodidel MySQL) kaks faili:
1.1. müügiarved
Teine sümbol CSV failinimes peab olema alati M, nt xMxxxxxx.csv
1.2. ostuarved
Teine sümbol CSV failinimes peab olema alati O, nt xOxxxxxx.csv
2. Teeb raamatupidajale ligipääsu pangaarvele (ainult vaatamisõigustega)
3. Saadab raamatupidajale töötasuarvestuse andmed
4. Teeb ülekanded internetipangas
5. Edastab raamatupidajale elektrooniliselt kõik ülejäänud algdokumendid
Raamatupidaja:
1. Impordib CSV failid (ostu- ja müügiarved) raamatupidamistarkvarasse
2. Impordib pangast laekumised ja liikumised
3. Teeb töötasuarvestuse
4. Teeb kliendiandmete põhjal raamatupidamise kanded
5. Koostab ja esitab aruanded maksuametile ja kliendile
6. Annab kliendile nõu ja infot raamatupidamise kohta
7. Kord aastas koostab aastaaruande ja valmistab selle ette esitamiseks Äriregistrile