Сохранение оригинальных документов и контрактов
Цифровые документы архивируются с помощью Ellrex Digidoc программное обеспечение.
Услуга не зависит от текущего бухгалтерского обслуживания, и электронными архивами можно пользоваться даже после истечения срока действия договора на ведение бухгалтерского учета. В электронных архивах файлы оригинальных документов хранятся как отдельные документы. Документы отделены от делового программного обеспечения. Среда самообслуживания позволяет клиентам бесплатно получать доступ к исходным бухгалтерским документам и договорам, но только к тем, которые были переданы бухгалтеру в цифровом виде.
Документы систематизированы, и их легко найти.
Для получения доступа к документам за закрытые периоды мы рекомендуем заключить договор, включающий обязательство Arbalansi хранить электронные документы клиента в течение 7 лет. Архивные документы можно в любой момент скачать и, при необходимости, воспроизвести в бумажном виде. Файлы оригиналов документов хранятся как отдельные файлы, отдельно от делового программного обеспечения. Метаинформация, то есть информация о содержании файла документа, находится в имени файла. Таким образом, исходные документы хранятся в универсальном формате, а их воспроизводимость не зависит от программного обеспечения для хранения.
Всегда можно сохранить документы для хранения в выбранном вами месте из системы самообслуживания.
На это у вас есть время до конца года, после утверждения годовой отчетности. После этого срока доступ к ним получат только те, чей договор включает закрытые периоды. Доступ к электронным архивам документов гарантирован даже после окончания бухгалтерского обслуживания. Документы, срок хранения которых истек, автоматически удаляются.
Технические решения:
- Оригиналы документов хранятся в виде файлов PDF, DDOC или ASICE.
- Различные регистры хранятся в файлах распространенных типов TXT, CSV, XML и т. д.
- После внесения бухгалтерской записи сохраненные файлы всегда будут иметь уникальное имя, что гарантирует отсутствие необходимости использования "какого-либо" специального программного обеспечения для поиска файлов.
- Чтобы найти нужный документ, просто откройте любой файл в браузере.
- Непосредственно перед окончанием периода клиент ставит цифровую подпись на реестре файлов, подлежащих хранению.
Оптимизация бухгалтерского учета
Услуги, которые мы предлагаем:
Мы полностью реструктурируем или восстановим ваши счета, основываясь на оригинальных документах. В большинстве случаев это включает в себя тщательную переработку всех документов за восстанавливаемый период.
Мы составляем годовой отчет на основе ваших агрегированных данных и готовим его к утверждению.
Мы проведем профессиональную оценку ваших текущих счетов.
Мы предоставляем аудиторские услуги для жилищных ассоциаций.
Если помимо наведения порядка вам нужны регулярные услуги по ведению бухгалтерского учета, перейдите к соответствующему оценщику:
калькулятор для бизнеса или калькулятор для квартирных ассоциаций.
Взаимодействие с существующим программным обеспечением
Если клиент использует для своей деятельности какое-то специфическое для бизнеса программное обеспечение, с помощью которого он также выставляет счета своим клиентам. (например, различные приложения CRM и электронной коммерции), то бухгалтеру нет смысла заново вводить эти счета, он импортирует их непосредственно из программного обеспечения клиента в нашу бухгалтерскую программу. Разделение деятельности между клиентом и бухгалтером будет оговорено в заключаемом договоре.
В целом, деятельность подразделяется следующим образом:
Клиент:
1. в конце каждого месяца предоставляйте нам два файла из вашей информационной системы (например, MySQL для интернет-магазинов):
1.1. счета-фактуры
Второй символ в имени файла CSV всегда должен быть M, например, xMxxxxxxxx.csv
1.2. счета-фактуры на покупку
Второй символ в имени файла CSV всегда должен быть O, например, xOxxxxxxxx.csv
2. Предоставляет бухгалтеру доступ к банковскому счету (только с правами просмотра).
3. отправьте данные о заработной плате бухгалтеру.
4. Осуществляет переводы через интернет-банк
5. передайте бухгалтеру в электронном виде все оставшиеся оригиналы документов.
Бухгалтер:
1. Импорт CSV-файлов (счетов-фактур на покупку и продажу) в бухгалтерскую программу.
2. импортирует поступления и платежи из банка.
3. ведет учет заработной платы
4. Составляет бухгалтерские проводки на основе данных о клиентах
5. Готовит и предоставляет отчеты в налоговые органы и клиенту.
6. Предоставляет консультации и информацию клиенту по вопросам бухгалтерского учета.
7. Раз в год составляйте годовой отчет и подавайте его в Бизнес-реестр.