Miks ei tohi jätta dokumente tarkvarasse kus need kirjendati või isegi tekitati?

31.08.2018 Kell 15:27

Keskmise ettevõtte kasutuses oleva tarkvara eluiga on tema vajaduste jaoks 10-20 aastat. Lisaks peab aegajalt, ca 2–3 aasta tagant, sedagi uuendama. Seega varem või hiljem tekib olukord kus organisatsioonil on seadusest tulenev algdokumentide säilitamise kohustus, kuid hetkel organisatsioonis kasutuselolev tarkvara on juba niipalju uuenenud, et ei suuda 3-7 aasta vanuseid ja vanemaid algdokumente taasesitada!
Lisaks ei paku ka olemasolevad pilveteenuse pakkujad võimalust talletada dokumente aastateks ilma, et tekiks jooksvat igakuist püsikulu!

Nende probleemide lahendamiseks ongi loodud Ellrex digidoc keskkond.

Ellrexiga on ülimalt mugav süstematiseerida elektroonsete dokumentide faile ja väga lihtsaks on seal tehtud failidele korrastatud metaandmete lisamine. Metaandmed ise lisanduvad failide pealkirjadeks, seega on failid peale allalaadimist alati korrastatud kujul, lihtsalt leitavad ja süstematiseeritud.
Ellrexi keskkonnast saad failid ühe näpuliigutusega alla laadida või jättagi need sinna, sest tasu küsitakse ainult üleslaadimise perioodil. Seega, kui üleslaadimist enam ei vaja, siis säilib dokumentidele ligipääs allalaadimise õigusega üldjuhul veel 7 aastaks, peale mida dokumendid kustutatakse automaatselt.

Lisaks ülaltoodule saab Ellrex digidoci abil oluliselt hõlbustada järgmisi tegevusi:

1. E-mailiga saadetud ostuarve vastuvõtmine ja menetlemine Ellrexi keskkonnas ning sealt arve siestamine otse raamatupidamistarkvarasse ilma viimast avamata.
Sealhulgas sisestuvad uued artiklid, tarnijad ja kassa-, panga tasumised.
Efekt seisneb selles, et töö käigus genereeruvad metaandmed mis sisaldavad ka Raamatupidamise seaduses ettenähtud raamatupidamise kande numbrit.
2. E-poest või kassasüsteemist saadetud müügiarvete koondfaili vastuvõtmine Ellrex digidoci ja sealt automaatselt raamatupidamistarkvarasse edastamine.
Sealhulgas sisestuvad uued artiklid, kliendid ja kassa-, panga laekumised. Koondfail saab automaatselt metaandmed ning arhiveerub automaatselt koonddokumendina.

PS

Mis on digitaalne arhiveerimine?

Digitaalne arhiveerimine tähendabki dokumentide dokumendihaldussüsteemist välja võtmist koos dokumentide juurde kuuluva kirjeldusega (metaandmed).
Samas peab olema tagatud dokumentide piisav kirjeldus, mis võimaldaks neid hiljem kasutada ja vajadusel säilitamise käigus töödelda, et garanteerida nende
kasutatavus pikema aja jooksul (nn. migreerimine ehk uutesse vormingutesse konvertimine). Tagatud peavad olema ka dokumentidele esitatud autentsusnõuded. Dokumentide arhiivist kättesaamine ja ülesleidmine ei tohi olla liiga aeglane ega keeruline. Elektroonilise dokumendihalduse (ka majandustarkvara) süsteemi kontekstis ei pruugi digitaalne arhiveerimine tähendada dokumentide füüsilist eraldamist süsteemist – mõnede süsteemide puhul on võimalik arhiveeritud dokumendid salvestada eraldi dokumendibaasi, mis jääb endiselt sidureziimis kasutatavaks, kuid ei ole enam primaarne dokumendibaas, milles toimuvad aktiivsete dokumentide otsingud.

Mis ei ole digitaalne arhiveerimine?

Ei ole lihtne dokumendifailide salvestamine ilma neid kirjeldamata.
Ei ole lihtsalt failidest varukoopiate (back-up koopiad) tegemine, eriti kui sellised varukoopiad kirjutatakse perioodiliselt üle

Siit lingilt leiad Ellrex digidoci kohta rohkem infot.