Хранение первичных документов и договоров
Электронный архив документов позволяет клиентам иметь бесплатный доступ к своим первичным бухгалтерским документам и договорам, которые были переданы клиентом бухгалтеру в электронном виде.
Все документы систематизированы и легко находятся.
Для доступа к документам прошлых периодов, который были закрыты, мы советуем заключить договор, который обязал бы Arbalans хранить документы клиента в течение 7 лет. Архивированные документы можно в любое время скачать себе на компьютер и при необходимости воспроизвести их в бумажном виде. Файлы первичных документов сохраняются независимо от бухгалтерской программы. Информация о содержании документа находится в имени файла. Таким образом, первичные документы сохраняются в универсальном виде и их можно воспроизвести независимо от программы, в которой они создавались.
У клиента всегда есть возможность сохранить находящиеся в архиве документы в любое удобное для себя хранилище.
Для этого есть время до конца года с момента утверждения годового отчёта. После этого срока для доступа к закрытому периоду необходим договор. Согласно договору, доступ к электронному архиву гарантирован и после окончания оказания бухгалтерских услуг. Удаление документов, у которых истёк срок хранения, происходит автоматически.
Дополнительные плюсы:
- Нет необходимости распечатывать документы на бумаге. Документы всегда доступны через интернет-сеть.
- Использовавшиеся ранее конторские помещения для хранения бумажных документов освободятся.
- Документы не превратятся в труху от прикосновения руки, а будут открыты по одному клику.
- Документы не смогут “просто потеряться” (в том числе, остаться в руках аудитора, прежнего бухгалтера и т. д.).
- Нет необходимости во время налоговой или аудиторской проверки носиться туда-сюда с бумагами, достаточно просто предоставить им электронный доступ к этим документам.
- Первичные документы не исчезнут, поскольку они дублируются на нескольких серверах и до истечения срока давности их невозможно удалить.
Технические параметры
- Первичные документы сохраняются в PDF или DDOC или ASICE формате
- Различные регистры сохраняются в TXT, CSV или XML и т.д. формате
- После проведения бухгалтерских проводок хранящиеся файлы всегда получают определённые имена, которые обеспечивают то, что в дальнейшем для нахождения этих файлов не надо использовать специального программного обеспечения.
- Для нахождения необходимого документа достаточно любого браузера.
