Хранение электронных документов в Arbalans

Каким образом?

  • Документы отделяются от бухгалтерской программы так, чтобы каждый документ представлял собой отдельный файл, к которому добавляются соответствующее документу описание, т. е. метаданные.
  • При сохранении бухгалтер даёт файлам соответствующие бухгалтерским проводкам определённые имена.
  • Метаданные находятся в имени сохранённого файла, что обеспечивает то, что для нахождения документа было достаточно любого браузера, а для чтения файла можно было использовать программное обеспечение, стоящее на всех операционных системах по умолчанию. Пример
  • Обеспечивается возможность дальнейшего использования документа.
  • В случае, если возникает необходимость сохранить документы на более длительный срок, то существует возможность конвертировать их из одного формата в другой.
  • Получение и поиск сохранённых документов очень простой и быстрый процесс.
  • Требования подлинности документов обеспечены на двух уровнях:
    1-ый уровень
    Клиент подписывает упакованный файл при помощи ID-карты, который содержит документы, являющиеся основой для бухгалтерских проводок, которые были предоставлены бухгалтеру в электронном виде, а также те, которые были созданы в процессе ведения бухгалтерского учёта. Список файлов содержит, помимо данных первичных документов, также и метаданные.
    После утверждения упакованного файла ни клиент, ни бухгалтер не могут изменить документы (файлы), хранящиеся в нём.
    2-ой уровень
    Если третьим лицам необходимо дополнительное подтверждение подлинности документа, клиент загружает требуемый документ с сервера и подписывает его отдельно или распечатывает на бумаге и ставит обычную подпись. После чего предоставляет документы требующему лицу.

На какой основе?

Документы хранятся на основе Закона о налогообложении и Закона о бухгалтерском учёте Эстонской Республики.

Arbalans OÜ хранит только документы, являющиеся основой для бухгалтерских проводок. Arbalans OÜ не обязано предоставлять документы клиента для архивирования в эстонский публичный архив.