Архивирование документов

Когда возникает необходимость в архивировании документов?

Тогда, когда истекает первичная необходимость по использованию документов, но при это их нельзя ещё уничтожить (т. е. срок хранения ещё не прошёл), целесообразно извлечь документы из различных электронных систем администрирования документов (в том числе из бухгалтерской программы) и заархивировать.

Почему нельзя оставлять документы в программе, в которой они были созданы?

Продолжительность использования программного обеспечения на среднем предприятии составляет 10-20 лет. Раз в 2-3 года его зачастую приходится обновлять. Таким образом, рано или поздно возникает ситуация, при которой обязанность хранить документы согласно закону ещё действует, а использовавшееся на предприятии программное обеспечение уже так много раз обновлялось, что оно будет не способно воспроизвести документы 3-7-летней давности.

Что такое электронное архивирование?

Электронное архивирование означает извлечение документов из системы администрирования документов вместе с соответствующим описанием документов (с их метаданными).
Помимо этого, должно быть обеспечено достаточное описание файлов, которое позволяет использовать их позже и при необходимости конвертировать, чтобы гарантировать возможность их использования в течение длительного времени.
Документы должны также соответствовать требованиям проверки подлинности. Получение и загрузка документов из архива не может быть слишком медленной и сложной.
В контексте системы администрирования электронных документов  архивирование документов не означает физического извлечения документов из системы – в случае многих подобных систем существует возможность сохранять документы для архивирования в отдельную базу документов, что позволяет снизить нагрузку при поиске активных документов, использующихся ежедневно.

Что не является электронным архивированием?

Электронное архивирование – это не просто копирование файлов, особенно, когда такие копии в последствии переписываются, простое сохранение электронных файлов также не является электронным архивированием.