Algdokumentide ja lepingute säilitamine
Arbalansi iseteeninduskeskkond Dokumentide e-arhiiv võimaldab klientidele tasuta ligipääsu oma raamatupidamise algdokumentidele ja lepingutele, paraku küll ainult neile, mis on raamatupidajale digitaalselt esitatud.
Dokumendid on süstematiseeritud ja lihtsalt leitavad.
Suletud perioodide dokumentidele ligipääsuks soovitame sõlmida leping, mis sisaldab Arbalansi poolt kohustust säilitada kliendi e-dokumente 7 aastat. Arhiveeritud dokumente saab igal ajal alla laadida ja vajadusel taasesitada need paberkujul. Algdokumentide failid säilitatakse iseseisvatena, lahus majandustarkvarast. Metainfo, ehk info dokumendifaili sisu kohta, asub faili nimes. Algdokumendid on seega säilitatud universaalsel kujul ja nende taasesitatavus ei sõltu säilitustarkvarast.
Alati on võimalik iseteenindusest salvestada säilitamisele kuuluvad dokumendid endale meelepärasesse kohta.
Selleks on aega aasta lõpuni peale majandusaasta kinnitamist. Peale seda tähtaega on suletud perioodidele ligipääs ainult neile kelle leping seda sisaldab. Tagatud on ligipääs Dokumentide e-arhiivi ka peale raamatupidamisteenuse lõppemist. Säilimisaja ületanud dokumendid kustutatakse automaatselt.
Lisaväärtused:
- Puudub vajadus dokumentide paberile trükkimiseks. Dokumendid on alati netist saadaval.
- Paberdokumentide säilitamiseks kasutatud kontoripinnad vabanevad.
- Dokumendid ei kao käeulatusest paberpahna, vaid on edaspidi leitavad kõigest hiirekõpsu kauguselt.
- Kaob võimalus, et dokument “lihtsalt kaob” (st jäi audiitori, endise raamatupidaja, laomehe jne. kätte)
- Puudub vajadus maksuametniku või audiitori kontrollimise ajal paberitega edasi tagasi traavida, piisab neile lihtsalt dokumentidele veebi kaudu ligipääsu võimaldamisest.
- Algdokumendid ei hävi, sest on dubleeritud mitmes serveris ja enne aegumistähtaega ei saa neid kustutada.
Tehnilised lahendused
- Algdokumendid säilitatakse kas PDF või DDOC või ASICE failide kujul
- Erinevad registrid säilitatakse TXT, CSV, XML, jmt levinud failitüüpide kujul
- Säilitatavad failid saavad peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused, mis tagab selle, et failide leidmiseks puudub edaspidi vajadus rakendada selleks “misiganes” spetsiaalset tarkvara.
- Vajaliku dokumendi leidmiseks piisab suvalisest faili brauserist.
- Vahetult enne perioodi sulgemist digiallkirjastab klient säilitatavate failide registri.
Vaata lähemalt:
Kuidas ja mille alusel Arbalans säilitab raamatupidamiskannete aluseks olevaid digidokumente?
